Tertiaire menu

Start inhoud
IASA2011

Minicompetitie doorlopen

Offerte aanvraag

Voor het verkrijgen van resultaatverplicht strategisch ICT (maatwerk) advies dient u een minicompetitie te doorlopen. De handleiding hiervoor vindt u op de pagina Downloads.

U geeft uw eisen en wensen ten aanzien van de gewenste adviezen aan in een offerte aanvraag. Dit document dient als basis voor het aanvragen van offertes bij de Raamovereenkomst leveranciers. Het document voor het aanvragen van een offerte vindt u onder downloads.

De offerte aanvraag kunt optioneel indienen via cluster ICT of rechtstreeks bij de mantelpartijen. Het voordeel van indienen via cluster ICT is de extra kwaliteitscheck voordat de aanvraag naar de mantelpartijen verstuurd wordt. Van belang is dat u voldoende aandacht besteed aan de vraagarticulatie zodat glashelder is voor de mantelpartijen wat zij aan moeten bieden. Wanneer het niet mogelijk is de uitvraag voor strategisch ICT (maatwerk) advies goed te definieren, dan is naar alle waarschijnlijkheid de marktplaats in Perceel 3 de juiste methode voor uw uitvraag. Cluster ICT kan u helpen bij de vraagarticulatie.

Wanneer u uw aanvraag rechtstreeks naar de mantelpartijen stuurt dan dient u deze per e-mail te versturen naar de contactpersonen welke genoemd staan in de handleiding. Vergeet u niet eventuele bijlagen mee te sturen. De offerteaanvraag dient aan alle 8 mantelpartijen gestuurd te worden en in cc aan cluster ICT (info.hisict@rijksoverheid.nl). Een overzicht van alle 8 mantelpartijen vindt u bij de contactgegevens leveranciers

  • De leverancier dient binnen 7 werkdagen een offerte aan te leveren. Afhankelijk van de complexiteit of spoed kan een deelnemer hiervan afwijken.
  • De termijnen voor het stellen van vragen ter verduidelijking van de offerteaanvraag en de antwoorden hierop zullen per offerteaanvraag worden bepaald. U dient rekening te houden met uw beschikbaarheid om vragen te beantwoorden. Het insturen van de vragen dient op de derde dag na de ontvangst van offerteaanvraag te gebeuren.
  • De ingestuurde vragen zullen op de vijfde dag beantwoord worden aan alle deelnemende leveranciers, ongeacht of zij wel of niet vragen gesteld hebben.
  • Indien de behoefte zoals neergelegd in de offerteaanvraag gedurende het offertetraject wijzigt, dan zal de deelnemer een aanvullende c.q. nieuwe offerteaanvraag indienen en vervallen de oplevertermijnen. Op basis van de gewijzigde offerteaanvraag wordt een nieuwe offerte opleverdatum vastgesteld.

Gunningcriteria

De gunningcriteria/wegingsfactoren voor het offertetraject worden opgesteld en vastgelegd in het gunningmodel. Wegingsfactoren worden toegepast op basis van relevantie en belangrijkheid van de gunningcriteria. De volgende criteria worden over het algemeen gehanteerd:

1. Kwaliteit van dienstverlening: wegingsfactor (y)
2. Financieel: wegingsfactor (x)

Onderstaand worden mogelijkheden weergegeven van gunningcriteria. Het staat u vrij om gunningcriteria toe te voegen, uit te breiden of te verwijderen. De deelnemer zorgt ervoor dat iedere offerteaanvraag is voorzien van eenduidige, meetbare gunning criteria.

Gunning Nadere Overeenkomst (feitelijke overheidsopdracht)

Kwalitatieve criteria  
1. C.V. Weging wordt, door de
opdrachtgever, nader bepaald
per offerteaanvraag
2. Kwaliteitsborging en risicomanagement
3. Haalbaarheid van de uitvoering
Prijscriterium  
1. Eenmalige kosten Weging wordt, door de
opdrachtgever, nader bepaald
per offerteaanvraag
2. Tarieven gerelateerd meerwerk

 

Beoordelen offertes

De leveranciers sturen de offertes op naar de deelnemer die offerteaanvraag heeft ingediend. Indien een of meerdere ontvangen offertes niet akkoord is/zijn kan worden vervolgd met de activiteit 'Afstemmen met Raamovereenkomst leveranciers'. Indien tegenstrijdigheden met de raamovereenkomst worden geconstateerd dient cluster ICT gecontacteerd te worden. De deelnemer overlegt met de betreffende leverancier(s) over de geconstateerde onvolledigheden en/of onjuistheden in de ontvangen offertes. Voor zover de onjuistheid niet bestaat uit het overschrijden van de offertetermijn kunnen de betreffende leverancier(s) de offertes aanpassen en opnieuw indienen.

Indien een of meerdere ontvangen offertes akkoord is/zijn worden de goedgekeurde offertes verstuurd naar de leden van het gunningteam. Het gunningteam van de deelnemer beoordeelt de offertes. Op verzoek van een deelnemer kan cluster ICT dit proces coördineren. De kwaliteit dient door tenminste twee personen individueel beoordeeld te worden. Hieruit ontstaat een consensus. Deze consensus wordt vastgelegd in een gunningverslag. Vervolgens worden de prijzen getoetst aan de maximum tarieven, beoordeeld en vastgelegd in een gunningsverslag. Daarna worden de gunningsverslagen gedeeld om tot een eindgunning te komen. Deze gunning wordt middels een eindverslag vastgelegd. Op basis van deze beoordeling besluit u aan welke leverancier(s) de opdracht verstrekt wordt. Een concept beoordelingsdocument vindt u op de pagina Downloads.

Opdrachtverstrekking

Op basis van de beoordeling door de gunning teams besluit u aan welke leverancier de opdracht verstrekt wordt. Het besluit wordt aan de leveranciers en aan cluster ICT schriftelijk (per e-mail) meegedeeld.
Na ontvangst van het besluit van de deelnemer stelt de deelnemer een concept opdrachtbrief en de formele opdrachtbevestiging (NOK) op. Deze documenten zijn te vinden in het download overzicht.

Een kopie van de getekende opdrachtbrief en opdrachtbevestiging (NOK) wordt verzonden naar cluster ICT voor het complementeren van het offertedossier. De deelnemer draagt zorg voor de communicatie naar de gegunde leverancier en niet gegunde leveranciers. Hierbij zal het gunningverslag met score-overzicht (zonder prijsinformatie) toegevoegd worden. Op verzoek van een deelnemer kan cluster ICT dit uitvoeren.

De leveranciers die de opdracht niet gegund krijgen, krijgen per e-mail een inhoudelijke terugkoppeling. Indien gewenst door de leverancier voert de deelnemer aanvullend een afwijzingsgesprek.

Deel deze pagina